¿Cómo organizar un evento?

En líneas posteriores, te presentamos las mejores ideas para que puedas organizar un evento increíble. No te pierdas detalle, cada estrategia aporta un dato novedoso que puedes incluir en tu fiesta.

Tipos de eventos

A continuación, partimos de dos palabras mágicas que deben estar presentes a la hora de embarcarnos en un proyecto de estas características, como son la creatividad y la originalidad. Ambos conceptos deben ir de la mano, ya que la celebración debe resultar atractiva para los invitados. Llegados a este punto, la clasificación es la siguiente:

• Eventos de marketing. Son habituales para promocionar productos o servicios. La finalidad es obtener un mayor número de seguidores, sin lugar a duda, el número de clientes aumentará.
• Eventos feriales. Se realizan con el objetivo de obtener un gran pacto comunicativo para la población, a nivel general.
• Eventos para la recaudación de fondos. Se trata de eventos benéficos, donde un número amplio de personas pueden participar. No obstante, deberán abonar una pequeña cantidad económica como compensación.
• Eventos de ocio. Se llevan a cabo para divertir a la población. Sin lugar a dudas, podemos incluir los bautizos, comuniones y bodas en este apartado. El objetivo es que todos los invitados queden satisfechos con la estancia en el restaurante, que se haya destinado para dicha juerga.
• Eventos culturales o deportivos. Se organizan con el objetivo de formar a los asistentes en un determinado tema, ya sea catalogado como actividad práctica o teórica. Esto les permite ampliar sus conocimientos o familiarizarse con la temática expuesta.
• Eventos de reunión. Dentro del ámbito empresarial, son muy comunes las reuniones. El objetivo será analizar los beneficios y los costes de una determinada empresa.

Pasos para organizar un evento

Antes de empezar debemos hacer hincapié en dos términos: planificación y organización. Obligatoriamente, estos deben acompañarse de una correcta:

• Definición de los objetivos. Sé consciente de la inversión que vas a realizar, asimismo sé empático con los invitados para conocer qué ventajas plantear en cada momento.
• Atención al público. Sé selectivo, céntrate en el tipo de público al cual va destinado el evento, esto te permitirá ser competente y, a su vez, tener éxito.
• Accesibilidad. Busca la mejor ubicación, los espacios grandes siempre van a resultar favorables. Por supuesto, revisa el calendario para que no coincida con algún tipo de festividad importante.
• Promoción. Elabora un plan de marketing adecuado. Facilita la publicidad a través de las redes sociales, haz que aparezca en tu página web.
• Revisión del plan de emergencia. Hay que estar preparados para todo, guardarse un as debajo de la manga es una idea acertada. En ciertas ocasiones, es probable que algo no salga como esperábamos, si no existe una buena planificación previa.

Presupuestos

Desde un primer momento es imposible precisar los costes que se incluyen dentro del evento. Al principio, la tendencia va a ser a la baja, pero podemos estar equivocados. Para evitar cometer errores, deberás separar los servicios esenciales de los prescindibles. Y, posteriormente, valorarás los gastos comunes (servicios de Catering) y los costes fijos y variables (estos se relacionan directamente con el equipamiento técnico, la contratación de traductores, el personal de seguridad, la creación de folletos, entre otros).

¿Cómo ajustar el presupuesto?

Normalmente, el precio suele ser bastante elevado. Por ello, exponemos una serie de recomendaciones para evitar que el salario esté por las nubes y, por consiguiente, pueda resultar inabarcable:

• Encuentra patrocinadores. Infórmate en las empresas situadas en ciudades como Sevilla o Córdoba. Al tratarse de ciudades grandes, y con una gran afluencia de turistas, resultará más sencillo conseguir la colaboración.
• Reserva las zonas de alojamiento. Esta aportación es crucial, puesto que un atraso puede condicionar negativamente la celebración. En el mes previo al evento, ya deberían estar todos los cabos bien atados.
• Reutiliza el material. No contrates materiales nuevos, puedes reutilizarlos de alguna fiesta que se haya celebrado anteriormente.
• Ponte en contacto con los proveedores. Consigue las mejores rebajas en aquellos servicios adicionales para el evento.

Agradecimientos e invitaciones

Actualmente, existen diversas formas de dar las gracias a todos los asistentes a la celebración. En líneas posteriores, te facilitamos las mejores ideas para que sirvan de ejemplo:

• Cartulinas. A lo largo de todo el recinto se pueden pegar cartulinas en las paredes, empleando un lenguaje adecuado al contexto. Esto hará que los invitados se sientan como en casa.
• Globos con mensajes. Es el complemento estrella de las comuniones. Los niños estarán encantados, tratando de explotar el objeto para hallar la indicación.
• Tarjetas publicitarias. Una persona puede encargarse de repartir la publicidad a la entrada, así todo el mundo estará familiarizado con la estancia.
• Entradas regalo. Los primeros asistentes, disfrutarán de una entrada gratis para la próxima fiesta. También, se puede optar por una pequeña rebaja del precio original.

Datos de interés

A modo de recapitulación, puedes consultar cualquier apartado. Te servirá para darte cuenta de qué cosas no pueden faltar en tu próximo evento. Te lo ponemos muy fácil, adéntrate en mundo cargado de diversión.